Как организовать работу удалённых сотрудников?

Поделиться

В современном мире работоспособность сотрудника напрямую зависит от того, насколько ему комфортно. Чем больше времени он проводит в деловой активности, тем больше он старается обустроить свое рабочее место, сделав его максимально привычным и удобным.

С появлением новых технологий эта зона комфорта быстро переместилась подальше от офисных стен и поближе к родному ноутбуку и любимой чашке кофе. Все больше сотрудников предпочитают работать дома, переходя на удалённый формат. И это не плохо, если руководитель знает, как наладить этот процесс и не потерять в эффективности.

Если не знает — тоже не беда. Мы расскажем.

Общение и связь

Одна из главных проблем, которая возникает при работе с удаленщиками — удержание контакта. Все проще, когда сотрудник «под рукой», его можно окликнуть или посадить перед собой. Если это коллега из вашего города, ему легко позвонить. В других случаях приходится прибегать к альтернативным способам коммуникации.

Такими способами могут стать мессенджеры, регулярные онлайн-конференции разовые вебинары. Можно выстроить это в одну систему: срочные и короткие вопросы решать быстрыми сообщениями, а для обсуждения задач назначать онлайн-встречи.

Наш совет — использовать разные ресурсы. Например, по понедельникам запланироватьвебинары по задачам на неделю(причём собрать туда сразу всех связанных штатных и удаленных специалистов). Для переговоров в маленьких группах использовать Skype или его аналоги. Для других целей оставить формат текстовых сообщений.

Сделайте такие действия привычными для всех участников процесса, и деловые коммуникации не встанут преградой на пути к эффективному решению ваших задач.

Работа с документами и файлами

Когда речь идёт об удалённых сотрудниках, нужно понимать, что сетевым диском или обычным файлообменником не обойтись. Вам понадобится место для хранения всех файлов, в которое можно проникнуть в любой момент из любого места. Стоит обратиться к облачным хранилищам. Без них — никуда.

Наш совет — потратьте время на формирование структуры вашего виртуального диска или хранилища. Разложите все по отделам или направлениям и следите за своевременным обновлением файлов. Если удалённый сотрудник знает, как быстро отыскать нужный документ или оперативно загрузить свой, ваши сроки не подорвутся в самый неожиданный момент. Конечно, если удалённый коллега пунктуален и организован.

Кстати, на вебинарах эти файлы можно легко демонстрировать начальству или другим специалистам. Как раз сейчас мы работаем над полной синхронизацией с облачными хранилищами (например, Google Docs).

Планирование и постановка задач

Чтобы ваш рабочий день не превратился в одни переговоры по планированию задач удаленного сотрудника, не забудьте продумать способы их постановки. Если у вас нет таск-менеджера или CRM для всех сотрудников, выберите любую удобную программу для удаленщиков.

Мы в WEBINAR.RU часто используем Trello. Легко создаём отдельные борды для удалённых сотрудников и подключаем туда всех, кто с ними взаимодействует.

Наш совет — опирайтесь на количество человек в вашей команде и их привычки. Если сотрудников мало — выбирайте что-то многофункциональное (Bitrix24Мегаплан), где есть и встроенные таск-менеджеры, и чаты, и календари. Если команда большая, выделите приоритеты для каждой группы. Например, дизайнерам важен файлообменник, коммерческому отделу — инструменты по работе с базой контактов, административным работникам — таск-менеджеры для подчинённых.

Обучение и профессиональное развитие

Не забывайте постоянно развивать ваших сотрудников. Если в вашем городе проходят выездные тренинги, а удаленный специалист не может их посетить — это не проблема.Дистанционное обучение — отличная возможность профессионально вырастить вашего сотрудника и сэкономить время благодаря онлайн-формату.

Наш совет — проводите образовательные мероприятия не реже, чем несколько раз в месяц. Для этого можно выбрать уже готовые курсы, например, Eduson.TV или спланировать серию вебинаров с нужными спикерами и встроенным тестированием.

Развивайте вашего сотрудника, это повысит качество выполнения задач и позволит удержать специалиста в компании надолго.

Поделиться
Комментарии