10 шагов успешного внедрения вебинаров

Поделиться

Рано или поздно обучению в вашей компании станет тесно в рамках очных тренингов и учебного портала. Понадобится инструмент для взаимодействия с удаленными сотрудниками, для сокращения трат на приглашенных тренеров и интенсивного обучения в различных форматах. Одно из популярных и действенных решений — внедрение вебинаров. Вместе с Любовью Поляковой, экспертом по дистанционному обучению, мы выяснили, с чего начать, как избежать подводных камней и успешно ввести вебинары в образовательный процесс.

В первую очередь нужно ответить на вопросы: для чего нужны вебинары? Какие задачи они решат? Как сделать сервис окупаемым? И в какой срок? Вы должны чётко представлять “образ результата”, понимать поставленные задачи и грамотно расставлять дедлайны.                                            

Шаг первый. Команда

Ваша команда должна состоять из людей, которые искренне вовлечены в процесс. Лучше выбирать сотрудников, которым интересен формат вебинаров. Им следует знать весь процесс подготовки и проведения онлайн-мероприятий. Например, стоит посетить несколько сторонних вебинаров, поучаствовать в их создании в качестве ассистентов или провести мероприятие самостоятельно.

Обычно такая команда создаётся на базе подразделения HR. С одной стороны, они «клиентоориентированы» на сотрудников своей компании, с другой стороны, обладают опытом организации обучения.

При подготовке вебинара формулируйте задачи для своих сотрудников. Сначала необходимо определиться с датой, темой, спикером и аудиторией, для которой будет проводиться событие.

Затем приступайте к чёткому планированию вебинаров: составьте сетку расписания с учётом бизнес-процессов и событий, происходящих в компании. Если вы запланируете вебинар во время «ключевого бизнес-процесса» (например, инвентаризации) или в неудобное время, то на него никто не придёт. Планируйте сетку событий заблаговременно, минимум на 2 месяца вперед. Согласовывайте расписание с коллегами. Старайтесь не допускать изменений в расписании после его анонсирования участникам.        
                                               
Уделите внимание грамотному инструктированию спикера: подготовьте его к предстоящему выступлению, при необходимости проведите репетиции. Важно не только объяснить ему технические особенности платформы, но и «зарядить» его на эмоциональное выступление.

Ярко оформите ваше событие. Помогите спикеру в подготовке анонса, формулировке темы и приведении презентации к единому формату.

Последовательно и эффективно общайтесь с целевой аудиторией: заблаговременно расскажите о событии и ненавязчиво напомните накануне вебинара.
                                               
Сколько для этого нужно сотрудников? Всё зависит от целей и ресурсов. Если в отделе один сотрудник, то он один будет выполнять все перечисленные шаги; если есть возможность пригласить координатора, грамотного тренера, креативного дизайнера и талантливого копирайтера, то процесс внедрения вебинаров пройдет легче, быстрее и эффективнее.

Шаг второй. IT

При внедрении вебинаров вашей команде обязательно потребуется помощь сотрудников техподдержки и системного администратора.

Они возьмут на себя решение технических вопросов: необходимо настроить совместимость вашей внутренней IT системы с сервисом вебинаров, обеспечить его стабильную работу, открыть порты, выделить дополнительный канал связи на трансляцию вебинара, обеспечить работоспособность компьютеров, за которыми будет проходить обучение. Важно договориться об оперативной технической поддержке во время мероприятия, поскольку плохое качество связи, нестабильная работа системы и зависания могут испортить общее впечатление.

Я рекомендую подключать представителей IT вашей компании уже на этапе выбора провайдера, который будет предоставлять вам площадку для проведения событий.

Шаг третий. Темы и аудитория.

На этом этапе вы должны определиться с примерными темами ваших событий и целевой аудиторией. Безусловно, необязательно составлять детальный список тем и участников, хотя, если вы это сделаете, это будет означать, что вы действительно очень обстоятельно подошли к вопросу.

Обычно темы делят по уровням должностей. Так вы заодно формируете целевые группы. Например, линейный персонал и список примерных тем для них, сотрудники среднего и высшего звена и темы, которые будут полезны этим категориям. Вебинары для разных групп будут отличаться и темами, и визуальным рядом (см. Таблицу)

Простые советы для подготовки к вебинару

Шаг четвёртый. Спикеры

Кто будет проводить ваши вебинары? Внешние спикеры или внутренние эксперты? И знакомы ли они с подобным форматом работы с аудиторией?

Эксперт может быть гуру в своих темах, но при этом никогда не проводить вебинаров и даже не слышать о них. В этом случае необходимо оставить время на подготовку к выступлению. Проведите с ним демо-вебинар с инструктажем по возможностям и интерфейсу сервиса, расскажите об особенностях формата. Это упростит подготовку.

У нас в компании был характерный случай. На один из вебинаров мы пригласили внешнего спикера, который уже более 15 лет крутится в своей теме. Она с интересом откликнулась на предложение провести вебинар, однако выяснилось, что такие слова как «ссылка», «браузер», «всплывающее окно» и прочие термины ей не знакомы. Эксперт всю жизнь вела тренинги офлайн и практически не пользовалась компьютером. Было непросто, но после совместной подготовки и долгих репетиций она прекрасно провела онлайн-тренинг.

Шаг пятый. Коммуникация

Для того, чтобы сотрудники пришли на вебинар, они должны узнать и помнить, что он состоится, а для этого нужна продуманная и качественная коммуникация. Будет здорово, если получится привлечь дизайнеров, красивая визуализация и оформление писем помогут привлечь к участию большее количество сотрудников.

Также важно выработать внутреннее правило распространения напоминаний и не забывать их выполнять. Как вариант — сообщение о вебинарах приходит по средам. Думаю, не стоит говорить о том, что крайне важно самим выдерживать установленные правила.

Зачем это нужно? Когда коммуникация идёт хаотично, создаётся ощущение несерьёзности, поток сообщений очень быстро перестаёт привлекать внимание и воспринимается как «спам». Тогда как напоминания по установленному графику приучает всех к тому, что мероприятие серьёзное, к нему готовятся и посещение вебинара может быть полезным для конечных пользователей.

В практике нашей компании был показательный случай. При подготовке к одному из вебинаров о новинках, мы в анонсе указали об ограничении участников в 200 человек. Ранее подобных ограничений не было. Первым откликом стали письма с просьбами увеличить лимит участников. В итоге на вебинар пришло рекордное количество слушателей, которые уже потом присылали фотографии, как они все вместе сидели кружочками вокруг мониторов.

Шаг шестой. Вовлечение

Эффект новизны быстро проходит, поэтому важно научиться вовлекать сотрудников в процесс посещения вебинаров. Сразу оговорюсь, мы не рассматриваем формат «всех заставить любить вебинары». Ничто не помешает вашим зрителям подключиться к вебинару и начать заниматься перед монитором своими делами, а не слушать выступление спикера.

Каким образом тогда вовлекать? В первую очередь делайте ставку на аудиторию и корпоративную культуру компании. Например, можно организовать конкурсы, призы, внутреннюю систему зачётов. Это обязательно должен быть рабочий, а не формальный инструмент. Как вариант поощрения — начислите участникам бонусные баллы по вашей внутренней системе за активное участие в вебинаре.

Шаг седьмой. Обратная связь

Обратная связь нужна всем: спикеру для внесения необходимых корректив и улучшения своего выступления; организаторам, чтобы понять желания аудитории.

Грамотно настраивайте обратную связь. Пусть ваши слушатели поймут, что их голос слышат, а на их мнение реагируют. Сопричастность повысит ценность вебинара как инструмента обучения и сделает слушателей активными участниками процесса.

В конце ключевых вебинаров запустите небольшой опрос : понравилось/не понравилось; считаете полезным/бесполезным и ваши пожелания. Добровольный опрос участники вебинара с удовольствием используют, улучшая качество проведения вебинаров.

По результатам опроса аккуратно работайте со спикерами. Здесь важен человеческий фактор: кто-то воспринимает критику легко, кому-то сложно её слышать. Старайтесь подбирать нейтральные формулировки, но при этом указывайте на ошибки.

Шаг восьмой. Отчётность

«Если бы не статистика, то мы бы и не знали, как хорошо мы живём» (к/ф «Служебный роман»)

Составляйте собственную статистику и наблюдайте за своими результатами. Ответьте на вопрос “что измеряем?” ещё в начале подготовки данных. Один из параметров измерения, который мы применяем — общее количество участников вебинара и среднюю «оценку» обратной связи.

Определитесь, достаточно ли вам увидеть таблицу с общим количеством проведенных вебинаров и суммарное число всех участников? Или нужен детальный список сотрудников, посетивших вебинар? Нужна ли вам статистика по всем филиалам компании?

Шаг девятый. Управление записями

Многие клиенты хотят иметь запись вебинара на руках, чтобы освежить в памяти ключевые мысли из выступления спикера. Записи также полезны для тех, кто не смог посетить мероприятие, но хочет сам с ним ознакомиться.

Если событий немного, то можно выложить запись вебинара на корпоративный ресурс и разослать ссылку на него всем участникам. При проведении 5-6 и больше вебинаров в неделю задачи усложняются. Нужно уметь управлять списком записей, выработать систему длительности сохранения записи на сайте и многое другое. Здесь все решения индивидуальны, и их помогут проработать сотрудники техподдержки.

Шаг десятый. Развитие сервиса

Прошёл отчётный период, вебинары внедрены, KPI выполнен, а что дальше?

Работайте над своими ошибками. Ваша команда должна не просто сохранить востребованность сервиса, а привлечь к участию новые целевые группы, сохранить интерес предыдущих клиентов, оценивать обратную связь и прочее. На данном этапе ставятся новые задачи, которые предстоит решать команде, отвечающих за развитие вебинаров в компании, но это уже совсем другая история :)

Поделиться
Комментарии

Автор статьи

  • Любовь Полякова
    Эксперт в сфере e-learning